К нам обратилась компания Grunwald. Это лидер рынка по производству полуприцепов и аграрной техники. Производство расположено в Калининграде, а продажи осуществляются по всей России.

На момент обращения (в 2021 году) компания имела годовой оборот свыше 3 млрд.

Цель

Автоматизировать управление финансами в компании: снизить время, которое сотрудники тратят на сведение финансов, обеспечить собственника и руководителей компании актуальными данными в режиме реального времени.

Задачи

• Создать удобный инструмент для планирования поступлений от клиентов, в нем будут работать менеджеры отдела продаж.
• Настроить автоматическую выгрузку фактических поступлений из 1С.
• Плановые и фактические платежи автоматически собирать и выводить в удобном отчете.

Как было

Работа компании велась в Google и Excel-таблицах, к которым имели доступы менеджеры и бухгалтерия. Менеджеры вручную вносили плановые платежи, а бухгалтеры - фактические. На это уходило много времени и мешал человеческий фактор.

Этапы работ

1. Изучили процесс работы компании, увидели, что ответ ведется через Google-таблицу, к которой имеет доступ разные сотрудники.
2. Создали прототип отчета максимально приближенный к тому, в которой уже работал клиент, чтобы сотрудникам и топ-менеджерам клиента не пришлось перестраиваться на другой формат работа, а переход был максимально простым и удобным.
3. Описали логику выгрузки данных о фактических платежах из 1С в Битрикс24.
4. Продумали процесс работы менеджера в части планирования платежей напрямую из карточки сделки в CRM.
5. Наши технические специалисты выполнили все необходимые настройки, разработчики со стороны 1С также выполнили свою часть интеграции.
6. Протестировали процессы планирования платежей и выгрузки данных из 1С в Битрикс24.
7. Обучили менеджеров отдела продаж планировать платежи, а руководителей компании - работать с отчетом по поступлениям.

Как стало

Теперь менеджеры планируют поступления из отдельной вкладки «Платежи» в карточке сделки, указав дату, сумму платежа и тип клиента.

После того, как менеджер запланировал платеж в карточке сделки, вся информация по нему отображается в отчете по поступлениям: дата, ФИО менеджера, заказчик, ожидаемая cумма поступлений.

После создания платежа в CRM данные автоматически выгружаются в 1С, где в реестр поступлений добавляется платеж с информацией по дате поступления, сумме и с привязкой к контрагенту.

Когда от клиента поступают деньги на расчетный счет, бухгалтер разносит эти поступления по запланированным платежам и информация о них автоматически и выгружается в Битрикс24, где отображается в едином отчете и внутри каждой карточки сделки.

В отчете на едином экране выводятся все запланированные и фактические поступления в разрезе недели. Можно посмотреть данные в разрезе по отделам, сотрудникам и типам техники.

Бонус

Кроме того, мы сделали чат-бота в Телеграме, который автоматически отправляет информацию о том, что деньги поступили на расчетный счет.

Каждый день, чат-бот отправляет руководителю факт поступлений за вчерашний день и план на сегодняшний с разбивкой по менеджерам. А менеджерам — такую же информацию по их клиентам.

Результаты

• Оборот компании вырос c 3,3 до 11 млрд за период 2020 по 2023 год. (ссылка на rusprofile) С помощью отчета по поступлениям наш клиент смог эффективнее управлять финансами.
• В 3,8 раза быстрее руководитель стал получать информацию об актуальных поступлениях. Достаточно открыть отчет, куда автоматически выгружаются все данные. Или дождаться 12:00 по мск, когда чат-бот автоматически направит в Телеграм сводку по поступлениям.
• Принцип единого окна. Вся информация по запланированным и фактическим поступлениям теперь отображается на едином экране.

Над проектом работали:

• Виктор Васечка – руководитель и бизнес-аналитик
• Дмитрий Рожков – тимлид
• Маргарита Аникина – тестировщик

👋 Открыты к новым проектам и партнерствам

Почта: info@vasechka.com

Телефон: +7 922 075-84-04

Телеграм-канал: @vasechka_group

Сайт: vasechka.com

В прошлом году к нам обратился Институт психотерапии и клинической психологии. Институт более 20 лет занимается подготовкой специалистов-практиков в области клинической и практической психологии и психотерапии в 20 направлениях.

Клиент имеет гибридный формат ведения бизнеса: офлайн формат в Москве + дистанционное обучение. Есть большой штат преподавателей, а также государственная лицензия на ведение образовательной деятельности.

Цель

Автоматизировать работу института с учениками на LMS-платформе и сократить расходы на хранение обучающих материалов.

Как было

Работа с удаленными учениками ранее осуществлялась через платформу GetCourse, однако возникало множество проблем. Не было возможности автоматизировать обмен данными между Битрикс24 и GetCourse. После продажи приходилось вручную загружать информацию об ученике в GetCourse, предоставлять доступ к образовательным программам и т.д.

Возможности по интеграции между GetCourse и Битрикс24 были ограничены. С увеличением числа учеников и учебных материалов, также увеличивались расходы на использование GetCourse.

Этот процесс занимал много времени и не устраивал клиента.

Гипотеза и идея

Мы предварительно изучили возможности GetCourse и поняли, что эта платформа не подходит для решения бизнес-задач клиента. Поэтому мы предложили изучить имеющиеся на рынке системы управления обучением и подобрать наиболее подходящее решение.

Этапы работ

1. Собрали критерии, которые важны для клиента в сервисах для организации удаленного обучения

• Удобный интерфейс для учащихся
• Возможность обмена данными со сторонней системой (в нашем случае это был Битрикс24) по учащимся (двусторонний обмен) и по программам (выгрузка из Битрикс24 в систему)
• Как организовано хранение обучающих файлов (видео и файлы), возможные ограничения по объемам
• Как организована защита обучающих материалов: запрет от скачивания, водяные знаки
• Есть ли инструменты для проверки знаний, конструктор для создания тестов и опросников
• Доступ со смартфона
• Возможность самостоятельной доработки сервиса
• Стоимость решения + наличие тестового периода
• Возможные минусы

2. Подобрали 7 LMS-сервисов, которые могут решить задачи клиента

• iSpring Learn
• Mirapolis
• Moodle
• eQueo
• Битрикс24 для образовательных учреждений
• GuruCan
• GetCourse

3. По каждому сервису мы изучили доступную информацию

Связались с разработчиками каждого сервиса и дали клиенту краткий экспертный комментарий.

4. В следующий раунд прошли 4 сервиса. По ним мы организовали тест-драйв

• Cоздали тестовые аккаунты в каждом сервисе и помогли клиенту изучить внутренние процессы
• Проверили технические возможности сервисов на предмет интеграций и дальнейшего развития. Заняло около двух недель.

5. Выбрали LMS-систему Moodle

Преимущества данной системы:

• Открытый исходный код и возможность дорабатывать систему под конкретные запросы клиента
• Наличие «коробочной» версии, которую можно установить на свой сервер
• Отсутствие ограничений по объемам хранения данных. В GetCourse эта проблема постоянно усугублялась.
• Открытый API

6. Подключение команды разработчиков для запуска Moodle

Когда коллеги сделали свою часть, мы настроили автоматическую выгрузку в Moodle всех необходимых данных:

• программ и мероприятий
• информации по ученикам

Как стало

После успешной продажи менеджер изменяет статус сделки в системе Битрикс 24 и информация о клиенте автоматически передается в Moodle: электронная почта, ФИО, контактные данные.

На LMS-платформе Moodle автоматически активируется Личный кабинет для ученика. На образовательную платформу автоматически загружаются все программы и курсы, а также список студентов.

Экономия расходов на хранение обучающего контента. Расширение возможностей автоматизации образовательных процессов.

Результаты

• В 3 раза сократилось время выгрузки учащихся. Если раньше менеджер мог тратить до 3 дней на введение объемной программы обучения, то сейчас это занимает менее одного дня.
• Возможности для развития. При смене GetCourse на Moodle, клиент получил возможность автоматизировать и интегрировать множество бизнес-процессов и масштабировать компанию.
• Более 2000 учеников успешно прошли обучение на платформе Moodle

Над проектом работали:

• Виктор Васечка – руководитель
• Виктор Васечка – бизнес-аналитик
• Александр Константинов – техническийспециалист
• Дмитрий Рожков – тимлид
• Дарья Титова - проектный менеджер

👋 Открыты к новым проектам и партнерствам

Почта: info@vasechka.com

Телефон: +7 922 075-84-04

Телеграм-канал: @vasechka_group

Сайт: vasechka.com

К нам обратилась группа компаний Landal — занимаются производством и продажей всех типов ворот, рольставен, дверей, алюминиевых и модульных конструкций. Занимает лидирующие позиции в своем регионе и работает в 13 соседних областях.

Цель

Систематизировать и автоматизировать процесс производства

Задачи

• Упростить управление производством с помощью вывода всех проектов на одном экране (списком или в режиме канбан), с актуальными статусами и сроками
• Создать единую информационную среду, в которой будет работать команда (менеджеры, руководители проектов, бухгалтер, логист и т.д.)
• Сделать так, чтобы каждый участник работы с проектом мог быстро получить всю необходимую информацию по нему

Как было

В процессе работ возникало недопонимание относительно текущего этапа выполнения заказа и ответственных лиц, что приводило к затратам времени на поиск актуальной информации по заказу.

В момент передачи заказа между отделами терялась часть информации, что требовало дополнительного времени на ее уточнение. Происходило нарушение сроков производства и монтажа.

Руководитель не имел ясного представления о количестве текущих проектов и их статусе выполнения.

Этапы работ

1. Анализ ситуации и сбор данных

В компании уже была организована работа сразу 4-х отделов:

• бухгалтерия - проверяла актуальность данных в 1С и наличие всех документов для старта работ
• менеджеры производства - организовывали процессы выполнения работ
• логисты - организовывали процессы доставки материалов к месту монтажа
• монтажники - выполняли установку ворот/дверей/рольставен на объекте

Мы разбили процесс производства на атомы, собрали из них единую структуру

2. Описание бизнес-процессов

• Описали процесс производства

Этапы движения проекта начиная от его поступления из отдела продаж и заканчивая контролем качества, всего 6 этапов:

Внутри каждого этапа определили подэтапы:

• Определили ответственных сотрудников по каждому этапу

Даже если проект задерживается, будет понятно с кого спрашивать. В дополнение, продумали логику автоматического создания карточек в основном реестре проектов и во всех вспомогательных реестрах.

• Сформулировали техническое задание

Описали его таким образом, чтобы специалистам осталось просто изучить его и выполнить необходимые настройки.

• Создали основной реестр проектов в Битрикс24

Настроили автоматическое создание карточки проекта. Оно происходит когда менеджер переводит карточку сделки в воронке продаж на этап «В производстве»

Настроили автоматическое создание карточки во вспомогательном реестре при переводе карточки проекта в основном реестре в определенный статус

Сделали все необходимые бизнес-процессы для автоматизации

В конце протестировали схему на наличие слабых мест и провели обучение для сотрудников клиента.

3. Продумывание логики работ

• Сделка в воронке продаж попадает в определенный статус -> в отдельном реестре (смарт-процесс в Битрикс24) создается новая карточка проекта

• При движении карточки проекта по этапам, во вспомогательных реестрах создаются свои карточки и в них работают ответственные сотрудники: бухгалтер, менеджер производства, логист и т.д.
• Теперь сотрудникам не нужно пересылать документы по почте или хранить в отдельных папках на яндекс диске. Все документы по сделке и проекту хранятся в единой системе, куда есть простой доступ у всех сотрудников.

• Сотрудник каждого отдела работает в своем отдельном реестре и получает уведомление при поступлении ему в работу новых проектов
• Вместо того чтобы уточнять информацию по проекту в гугл-таблице или друг у друга, сотрудники получают все необходимые данные напрямую в системе

Как стало

Руководитель теперь может мониторить все текущие проекты в реальном времени на одном экране. Ускорили доступ к информации по проекту для всех участников

Перестала теряться информация при её передаче между отделами. Каждый участник процесса теперь четко понимает свою задачу и выполняет её, после чего проект автоматически переходит к следующему сотруднику.

Результаты

• Более 134 млн рублей - общая сумма проектов, которые клиент запустил с помощью нашего решения
• в 2 раза (если быть точнее то в 1,88 раза) вырос оборот клиента после внедрения этого процесса (официальная информация по двум ООО с сайта Руспрофиль)
• В 6,5 раз ускорилось время передачи проекта между отделами: продажи -> бухгалтерия -> производство -> логистика -> монтаж
• 17 секунд и доступ в интернет нужно сотруднику чтобы получить всю актуальную информацию по проекту

Над проектом работали:

• Виктор Васечка – руководитель
• Константин Рожков – менеджер
• Виктор Васечка – бизнес-аналитик
• Александр Константинов – специалист по настройке бизнес-процессов
• Маргарита Аникина – тестировщик