Как мы разбили процесс производства на атомы и помогли клиенту заработать более 134 млн рублей

К нам обратилась группа компаний Landal — занимаются производством и продажей всех типов ворот, рольставен, дверей, алюминиевых и модульных конструкций. Занимает лидирующие позиции в своем регионе и работает в 13 соседних областях.

Цель

Систематизировать и автоматизировать процесс производства

Задачи

• Упростить управление производством с помощью вывода всех проектов на одном экране (списком или в режиме канбан), с актуальными статусами и сроками
• Создать единую информационную среду, в которой будет работать команда (менеджеры, руководители проектов, бухгалтер, логист и т.д.)
• Сделать так, чтобы каждый участник работы с проектом мог быстро получить всю необходимую информацию по нему

Как было

В процессе работ возникало недопонимание относительно текущего этапа выполнения заказа и ответственных лиц, что приводило к затратам времени на поиск актуальной информации по заказу.

В момент передачи заказа между отделами терялась часть информации, что требовало дополнительного времени на ее уточнение. Происходило нарушение сроков производства и монтажа.

Руководитель не имел ясного представления о количестве текущих проектов и их статусе выполнения.

Этапы работ

1. Анализ ситуации и сбор данных

В компании уже была организована работа сразу 4-х отделов:

• бухгалтерия - проверяла актуальность данных в 1С и наличие всех документов для старта работ
• менеджеры производства - организовывали процессы выполнения работ
• логисты - организовывали процессы доставки материалов к месту монтажа
• монтажники - выполняли установку ворот/дверей/рольставен на объекте

Мы разбили процесс производства на атомы, собрали из них единую структуру

2. Описание бизнес-процессов

• Описали процесс производства

Этапы движения проекта начиная от его поступления из отдела продаж и заканчивая контролем качества, всего 6 этапов:

Внутри каждого этапа определили подэтапы:

• Определили ответственных сотрудников по каждому этапу

Даже если проект задерживается, будет понятно с кого спрашивать. В дополнение, продумали логику автоматического создания карточек в основном реестре проектов и во всех вспомогательных реестрах.

• Сформулировали техническое задание

Описали его таким образом, чтобы специалистам осталось просто изучить его и выполнить необходимые настройки.

• Создали основной реестр проектов в Битрикс24

Настроили автоматическое создание карточки проекта. Оно происходит когда менеджер переводит карточку сделки в воронке продаж на этап «В производстве»

Настроили автоматическое создание карточки во вспомогательном реестре при переводе карточки проекта в основном реестре в определенный статус

Сделали все необходимые бизнес-процессы для автоматизации

В конце протестировали схему на наличие слабых мест и провели обучение для сотрудников клиента.

3. Продумывание логики работ

• Сделка в воронке продаж попадает в определенный статус -> в отдельном реестре (смарт-процесс в Битрикс24) создается новая карточка проекта

• При движении карточки проекта по этапам, во вспомогательных реестрах создаются свои карточки и в них работают ответственные сотрудники: бухгалтер, менеджер производства, логист и т.д.
• Теперь сотрудникам не нужно пересылать документы по почте или хранить в отдельных папках на яндекс диске. Все документы по сделке и проекту хранятся в единой системе, куда есть простой доступ у всех сотрудников.

• Сотрудник каждого отдела работает в своем отдельном реестре и получает уведомление при поступлении ему в работу новых проектов
• Вместо того чтобы уточнять информацию по проекту в гугл-таблице или друг у друга, сотрудники получают все необходимые данные напрямую в системе

Как стало

Руководитель теперь может мониторить все текущие проекты в реальном времени на одном экране. Ускорили доступ к информации по проекту для всех участников

Перестала теряться информация при её передаче между отделами. Каждый участник процесса теперь четко понимает свою задачу и выполняет её, после чего проект автоматически переходит к следующему сотруднику.

Результаты

• Более 134 млн рублей - общая сумма проектов, которые клиент запустил с помощью нашего решения
• в 2 раза (если быть точнее то в 1,88 раза) вырос оборот клиента после внедрения этого процесса (официальная информация по двум ООО с сайта Руспрофиль)
• В 6,5 раз ускорилось время передачи проекта между отделами: продажи -> бухгалтерия -> производство -> логистика -> монтаж
• 17 секунд и доступ в интернет нужно сотруднику чтобы получить всю актуальную информацию по проекту

Над проектом работали:

• Виктор Васечка – руководитель
• Константин Рожков – менеджер
• Виктор Васечка – бизнес-аналитик
• Александр Константинов – специалист по настройке бизнес-процессов
• Маргарита Аникина – тестировщик